ソフトウェア開発におけるコミュニケーション効率を上げる方法

ソフトウェア開発というとPCの前でプログラムをがりがり書いている印象がありますが、実際は打ち合わせも多く、コミュニケーションに費やす時間が多々あります。

プログラミングの作業効率を上げるには集中力が重要です。作業中に声をかけられると集中が途切れてしまいます。

ですから、コミュニケーションの頻度や時間を出来るだけ短くすることが作業効率を上げるポイントなんです。

そこで、今回は「コミュニケーション効率を上げる方法」を紹介します。

出来るだけ非同期なコミュニケーションツールを使う

先程も述べた通り、プログラミング中の人に話しかけると、その人の集中を途切れさせてしまいますので、出来るだけ会話のような同期コミュニケーションではなく、非同期なコミュニケーションを取るように心がけます。

Eメール

Eメールならば、相手が都合いい時間に読むことが出来るので、相手の集中状態を妨げません。また、記録が残るというメリットもあります。「言った、言わない」の争いにならないためにも記録が残るEメールは有効です。メールの良い点はもう一つあって一度に複数人に送信できることです。一度に話せる人数は限られていますが、メールであれば100人だろうと1000人だろうとメッセージを伝えることが出来ます。まぁ、通常の仕事でそんなにたくさんの人に何かを伝える場面はほとんどないとは思いますが。

チャット

Skypeやチャットワーク、Slackなどのチャットツールも便利です。メールよりも簡単に送信できるので、ちょっとした質問なんかを書く場合には良いでしょう。

グループウェア

ソフトウェア開発のプロジェクトではRedmineやMANTIS、サイボウズなどのグループウェアが導入されている場合が多いので、その場合はそれらを通してコミュニケーションを取ると、コミュニケーションの経歴が閲覧しやすい形でまとまります。

コミュニケーション内容がナレッジとして残るという意味でもグループウェアを積極的に活用しましょう！

会話の効率を上げる

緊急性が高かったり、すぐに返答をもらいたい場合は同期コミュニケーションである会話をします。会話は相手の作業に割り込んでしまうので出来るだけ短く効率よく済ませたいものです。

そのためにすることは…、

聞く前に調べる

まず相手に話しかける前に、自分で解決できないかを試みます。対象の事柄について自分で調べて、それでも分からない場合に質問します。

事前に調べておくことで話をする際にも効率のいい会話ができるというメリットもあります。

話す前に内容をメモしておく

考えながら話していると余計に時間がかかるので、何を聞くかを事前に整理してメモしておきます。それを読んで会話をすることで無駄なく最短時間で必要な情報を聞きだせます。

補足資料を用意しておく

言葉だけでは伝えにくいことがある場合、図などの補足資料があると効率よく会話ができます。図があるとイメージが明確になるので、会話の食い違いや意図を勘違いして受け取ってしまうことを防止する効果もあります。

いくつかまとめて聞く

聞きたいことができた時点でその度に聞くよりも、いくつか溜まってからまとめて聞いたほうが、相手の作業に割り込む回数を減らすことができます。

会議の効率を上げる

会議というものは、参加者全員の時間を使うので、コストが高いコミュニケーション法ですので、効率アップが必須です。

会議の参加人数を絞る

あまり関係のない人まで招集すると、無意味にその人の作業時間を奪うことになってしまいます。参加人数は最小限に絞りましょう。

事前に資料を渡しておく

駄目な会議でよくあるのが、会議の大半の時間を説明に費やすというものです。事前に参加者へ資料を配布し、読んでくれば、説明の時間を削減することができます。

楽天では「会議は決断をするもの。だから、資料は事前に配布し参加者は読んでおく。会議では説明をせず、決断をする」そうです。これで会議の時間を大幅に減らせたそうなので、やってみる価値おおありです。

何を決めるかを事前に決めておく

無駄な会議のひとつに結論の出ない会議があります。アイデア出しのような会議なら別ですが、基本的に会議というものは、「何かを決定する」ために行うものです。よって、「何を決めるのか？」を事前に決めておくことで話すことが明確になり、会議の効率が上がります。

効率と雰囲気のトレードオフ

あまりに効率を求めすぎると話しかけにくくなってしまい会話が減り、職場の雰囲気が悪くなってしまう場合があります。効率化を極めていくと雑談してはいけないことになります。それだとやりすぎなので、効率化はほどほどにしつつも、無駄はできる限り省くというスタンスがいいんじゃないかと思います。