プログラマーSEが『伝わる文章・メール』を書く方法

   

プログラマーSEが伝わる文章・メール を書く方法

プログラマーやSEと言うと理系で、文系・理系みたいな話だと文系の人はコミュニケーションが得意で、理系の人は苦手みたいな見られ方がありますが、実際どうでしょう?

コミュニケーションとは意思疎通することです。

意思疎通とは相手の意思を理解し、自分の意思を伝えることです。

意思を正確に伝えるという意味では、実は理系だったりプログラマーのような頭脳の人のほうが得意なんじゃないかと思います。

そんなわけで今回は「伝わる文章・メールの書き方」を紹介します。

論理が意味を伝える

理解しやすい文章とは論理構造が正しい文章です。

同じ内容でも、話の順序・構造を変えてしまうだけでわかりやすくもわかりにくくもなります。

プログラミング言語って100%論理的です。しっかりとした論理構造を持っています。

毎日100%論理的な文章 = プログラミング言語を書いている私達エンジニアにとって日本語で論理的な文章を書くのは容易いことです。ですから、私達が書く文章・メールは伝わりやすいはずなんです。

しかし、エンジニアの文章はわかりにくいとか、「プログラマーってコミュ障多いよな」とか言われることがあります。

これは少しポイントを意識するだけで、改善できます。

書く時に意識すべきポイント

1. 先に結論を書く

これはビジネス書とかでもよく言われていることです。

論理的に何かを説明しようとすると、「これは、こうで、こうで、こうだから、こうなんです。」と結論を最後にもっていってしまいがちです。特に日本語はヘッドファイナル言語と言われていて、重要な部分を最後に持ってく性質があるので、結論を最後に持っていきやすくなります。

例えば、「私は昨日、渋谷に行きました。」の場合、「私は昨日、渋谷に行き…」の段階では結論が決まっていません。「行き…ませんでした。」と最後でひっくり返すことができるわけです。

それに対して英語の場合は

I went to Shibuya yesterday.

となります。はじめに"I went"(私は行った)と結論を述べています。

これは一つの文の中での話ですが、複数の文で成り立つメールやドキュメントを書く際にも、最初の文で結論を述べるようにすることを意識すべきだと思います。

すると読む側は先に結論を理解した上で先を読み進めることができますからね。

例えば、以下のようなメール文

石田課長先日、○○株式会社の田中様と仕様について話し合っていた際に、激昂して怒鳴ってしまいました。
その場は、井上さんが丸く収めてくれたのですが、田中さんの怒りは収まらず、契約を打ち切ると行っているそうです。いっしょに謝りに行っていただけないでしょうか?よろしくお願いいたします。

これだと、最後まで読まないと「いっしょに謝りに行ってほしい」というのがわかりません。これくらい短い文章であれば、最後まで読むのもすぐですが、もっと長いものだと読んでる最中に「だから、何が言いたいんだ?趣旨がわからん」とフラストレーションが溜まってしまいます。

石田課長○○株式会社への謝罪に同行していただきたくメールしました。

というのも、先日、○○株式会社の田中様と仕様について話し合っていた際に、激昂して怒鳴ってしまいました。
その場は、井上さんが丸く収めてくれたのですが、田中さんの怒りは収まらず、契約を打ち切ると行っているそうです。

よろしくお願いいたします。

の方が、はじめに結論があってわかりやるいでしょう。

これと近いものでもう一つポイントがあります。

2. 大きいレベルでの説明 = 小見出しやサマリーを先に書く

先にざっくりとした説明を書いたほうがわかりやすくなります。

石田課長○○株式会社への謝罪に同行していただきたくメールしました。

①打ち合わせでの無礼
先日、○○株式会社の田中様と仕様について話し合っていた際に、激昂して怒鳴ってしまいました。

②その後の状況
その場は、井上さんが丸く収めてくれたのですが、田中さんの怒りは収まらず、契約を打ち切ると行っているそうです。

よろしくお願いいたします。

①②の部分がそれです。

短いメールなので効果を感じにくいですが、もっと長いものだと、先に簡潔な見出しがついていることでとても読みやすく理解しやすくなります。

読み手は、見出しを見ただけで「ああ、こういうことについての内容なんだな」とわかった上で先を読めるので読みやすいわけです。

こういったちょっとしたことをするだけで、エンジニアが書くもともと論理的な文章がわかりやすい見栄えに変わり、読んだ人の評価がぐんと上がると思います。

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